はい、こんにちは、セイコウです。
いつもブログをご覧頂きありがとうございます。
今回は、「Excelによる自治会で使える会計帳簿の作り方」をご紹介します。
この会計帳簿の特徴は、2つの側面からお金の記録をする方法を取っていますので 日々のお金の入出金を「現金出納帳または、銀行預金出納帳」へ金額を入力して その相手勘定となる「入金勘定」または「出金勘定」へも同じ金額を入力することが、ワンセットの入力となっていています。
ちなみに「現金出納帳または、銀行預金出納帳」へ入力された金額は貸借対照表に金額が反映され「入金勘定」または「出金勘定」へ入力された金額は、損益計算書と収支決算書に金額が反映されます。
このように金額を仕分け入力することで収支決算書はもちろんの事、正確性を期するために損益計算書と貸借対照表も作成されるようになっています。
まずは、この会計帳簿は、どのようなページから出来ているかをご紹介します。
先頭から「決算報告書1」「決算報告書2」「現金出納帳」「銀行預金出納帳」「入金勘定」「出金勘定」この6つのシートからできています。
「決算報告書1」シートには、「収支決算書」があり「決算報告書2」シートには、「損益計算書」「貸借対照表」があります。
「現金出納帳」シートは、12カ月分の「現金出納帳」があります。
「銀行預金出納帳」のシートにも 同じく12カ月分の「銀行預金出納帳」があります。
「入金勘定」のシートにも12ページ分の「入金勘定」ページが用意されています。
なのでページごとに班分けをして 個人ごとの自治会費を入力をしても良いし それが面倒であれば1ページにそれぞれの班から集めた自治会費の金額を入力するようにしてもかまいません。
「出金勘定」のシートにも12ページ分の「出金勘定」があります。
「出金勘定」では、一科目を１ページ１年分となります。
もし科目が足りない場合は、コピーして科目分のページを増やすこともできます。
「出金勘定」には、私の地元の自治会を例に挙げると以下の様な科目が有りました。
負担金
消防費
敬老費
役員手当
会議費
愛護会費
婦人会費
老人部費
外灯費
賛助金
慶弔費
集会所運営費
その他
と以上の科目がありました。
それでは、どんな会計帳簿なのかを実際に使ってみながら紹介します。
最初に決算報告書シートを開いて【前年度繰越金】と【現金出納帳】と【銀行預金出納帳】の繰越金を入力します。
【前年度繰越金】とは、前年度から引き継がれた繰越金で具体的にいうと「前年度の最終日に残っていた現金＋すべての預金口座の残高」です。
それでは、仮に【前年度繰越金】に30万円を入力します。
そして現金出納帳は、監査がし易いように 現金残高を銀行預金に入れますので【現金出納帳】の繰り越し金は、「０」とします。
という事で【銀行預金出納帳】の残高は、【前年度繰越金】の金額と同じになりますので30万円を入力します。
次に、貸借対照表を確認してみます。
それぞれに繰越金を入力しましたので貸借対照表の右の【前年度繰越金】に30万円、左の【現金出納帳】に0円その下の【銀行預金】に30万円が、表示されています。
ここで一番大切なことは、下の合計金額は、左右同じとなっている事です。損益計算書と貸借対照表の左右の合計額は、必ず同じになりますので もし同じでなければどこかに金額の入力ミスが有る事がわかります。
右側の損益計算書と貸借対照表の「０」は、損益計算書の左右の合計金額と貸借対照表の左右の合計金額が、それぞれ左右対称金額であれば「０」になる様になっていますので「０」であれば正確であることがわかります。
もしどちらかに「０」ではなく金額が、表示されていましたら表示されてる金額が、合っていないという事になり 金額の入力ミスが有る事がわかります。そして【収支決算書】の「前年度繰越金」と「次期繰越金」にも金額が表示されます。今は、自治会の活動前という事で お金の動きがまだ有りませんので【前年度繰越金】の金額が、そのまま【次期繰越金】に表示されています。
こちらの右側の増減に金額が、表示されていますが、まだ予算額に金額を入力していませんので30万円が表示されています。決算額が、予算額と同じであればこちらには、何も表示されません。
また決算額より多い場合や少ない場合は、それに対してプラスやマイナスの金額が表示されます。
まずは、仕分け入力が、完了しましたら必ずこちらの損益計算書と貸借対照表の左右の合計額が同じで「０」であるかを確認します。
それでは、実際に例をあげて金額を入力してみます。
4月1日に班長さんが、1班の自治会費５万円を会計さんのところへ現金で持って来られました。
4月10日 現金50000円 ／ 会費50000円
この場合の入力方法は、現金出納帳の「日付」に「4/1」と入力すると「4月1日」と表示されます。次に「勘定科目」のプルダウンリストから相手勘定の「会費」を選んで入金に「50000円」を入力します。
これで半分の入力が完了しましたので あともう半分の入力をします。
次は「入金勘定」の「会費」のページの「日付」に「4月10日」と入力して「勘定科目」のプルダウンリストから相手勘定の「現金出納帳」を選んで入金に「50000円」を入力します。
この2つの入力が、1セットとなっていますので これで１つの仕分け入力が完了です。
このように この会計帳簿は、2つの側面からお金の記録をする方法を取っています。
それでは、次に出金したときを例に説明します。
4月２日に外灯費1万円が、銀行預金から引き落とされた場合です。
4月２日 外灯費10000円 ／ 銀行預金10000円
この場合の入力方法は、銀行預金出納帳の「日付」に「4月２日」と入力して「勘定科目」のプルダウンリストから相手勘定の「外灯費」を選んで出金に「10000円」を入力します。
次に「出金勘定」の「外灯費」の出金欄にも同金額の「10000円」を入力します。これでまた１つの仕分け入力が完了です。
このように「現金出納帳」または「銀行預金出納帳」に金額を入力したらそれに対して「入金勘定」または「出金勘定」にも同じ金額を入力して先ほども説明したように「決算報告書」シートを選んで「損益計算書」と「貸借対照表」両方の金額が一致してるかを確認します。
このように日々の会計を入力していけば年度末には、「収支決算書」と「損益計算書」と「貸借対照表」が、完成します。
作り方の流れ
１，最初に現金出納帳のシートの１ページに現金出納帳の表を作ります。
２，その表が、完成したらその下のページへコピーアンドペーストで貼り付けて１２カ月分の表をつくります。
2－1この段階で現金出納帳のシートの１ページをコピーして「入金勘定」と「出金勘定」のページを追加しておきます。このページは、残高を連動させる必要が無いのでこの段階でコピーします。
３，次に「現金出納帳」の最初の表から最後の表まで残高が連動するようにリンク付けをします。
これで現金出納帳のページが完成です。
４，あとは、「金銭出納帳」のページをコピーして「銀行預金出納帳」ページを追加します。
５，最後に「決算書」のページを作って完成です。
以上の流れで作っていきます。
続きまして会計帳簿の作り方を紹介します。
まず最初に新規シートに現金出納帳のページを作ります。
シートの上に「現金出納帳」とタイトルを書きます。
次に「前月繰越」とその下に「次月繰越」と入力します。
その下に「日付」「勘定科目」「摘要」「入金」「出金」「残高」と入力し「摘要」の下に「前期繰越」と入力します。
それらをドラッグして範囲を囲んでExcelの上のメニューより「挿入」を選び「テーブル」を選びます。
ダイアログボックスの「先頭行のテーブルを見出しとして使用する」にチェックを入れてOKをクリックします。
すると選んだ範囲が、テーブル化する事ができます。
そのあとテーブル化した範囲を指定して罫線の格子を選びます。
「前月繰越」右隣に金額が入力され その下「次月繰越」の右にも金額が入力されるのでそこも罫線の格子を選びます。
次にプルダウンリストを作ります。
テーブル化した表の隣のページに入金勘定と出金勘定と現金出納帳と銀行預金などの勘定科目を入力します。
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入力出来たらこれらの範囲を決めてテーブル化します。
さっきしたように挿入の中のテーブルを選び今回は、チェックは入れずにＯＫをクリックします。
次に表の中の勘定科目の下のセルを選びメニューより「データ」を選び「データの入力規則」を選びます。
その中の「設定」を選んで「入力値の種類」の中より「リスト」を選びます。
そしてその下の「元の値」は、先ほどテーブル化した「入出金勘定」の範囲を選びＯＫをクリックして完了です。
プルダウンリストを確認すると「入出金勘定」のリストが、表示されます。
「入出金勘定」のリストをテーブル化したのは、追加したときにメニューに反映させるためです。
試しに新しいメニューを追加するとちゃんとリスト表示されます。
日付の下に「4/1」と入力すると4月1日と入力され金額を入力するセルが、表示されます。
次は、残高に数式を入力するのに「IF関数」を使います。
=IF([@摘要]=”前月繰越”,F2,F5+[@入金]-[@出金])
ここでは、F2,F5に $F$2,$F$5 このように「$」は、付けない様にします。
※１つのテーブルが、作れたらそれをコピーアンドペーストして作業の短縮化しますので。
上の「前月繰越」に10000と入力するとテーブルの残高のセルに10000と表示されます。
4月1日の入金、出金に金額を入れると残高が変わります。
次に「次月繰越」に残高が、表示されるように「SUM関数」を使って式を入れます。
=F2+SUM(テーブル7[入金])-SUM(テーブル7[出金])
これで「次月繰越」に残高が表示されます。
できたテーブルをコピーして 下のページにペーストして行き１２カ月分作ります。
次に４月の「次月繰越」の右に表示される金額を 次の5月の「前月繰越」の右隣の金額へ表示されるようリンクを張り付けていきます。
これを最終月分まで行います。
完成したら４月の「前月繰越」の隣のセルに適当な金額を入力してそれが、最終月まで反映されてるかを確認します。
最終月までその金額が、反映されていればそのページは、完成です。
次に、下のシートタブを右クリックして「移動またはコピー」を選びます。
これで隣のシートにコピーができます。
そして「現金出納帳」「銀行預金」「入金勘定科目」「出金勘定科目」
とコピーして４つのタブを作ります。
それらが、作れましたら「出金勘定」だけ「入金」と「出金」の名称を左右入れ替え
「出金」を左側にして「入金」を右側にします。
これは、入れ替えずに「出金」の方に金額を入力すると残高表示が、（ー）マイナス表示になってしまうからです。
最後に「決算報告書１」「決算報告書２」のページを作ります。
「決算報告書１」に「収支決算書」を
「決算報告書２」のページには、「損益計算書」「貸借対照表」の表を作りできららそれらの表に科目名を入力していきます。
科目名が、入力できましたら「現金出納帳」「銀行預金」「入金勘定」「出金勘定」の最終次期繰越金の金額より「損益計算書」「貸借対照表」「収支決算書」の金額が、入るセルにリンクを貼ります。
次に決算報告書シートの【次期繰越金】と【現金出納帳】の前期繰越と 【銀行預金】の前期繰越残高を入力するセルを作ります。
できたら決算報告書２シートの【前期繰越金】の金額を入力するセルから決算報告書シートの「貸借対照表」の【前期繰越金】の金額が入るセルにリンクを貼ります。
次に決算報告書シート２の【現金出納帳】の前期繰越の金額を入力するセルから【現金出納帳】シートの一番最初の前期繰越の金額の入るセルへリンクを貼ります。
その次に決算報告書シート２の【銀行預金出納帳】の前期繰越の金額の入るセルから【銀行預金出納帳】シートの一番最初の前期繰越の金額の入るセルへリンクを貼ります。
そして損益計算書の左側の一番下に「剰余金」右側に「欠損金」
貸借対照表の左側の一番下に「欠損金」右側に「剰余金」を表示させるようにします。
【銀行預金】の前期繰越残高を入力するセルの下に２つのセルの範囲で表を作って左側に損益計算書の左側の合計金額を表示させます。
右側に損益計算書の右側の合計金額を表示させます。
その下の右側のセルに計算式を入れて「＝右側合計ー左側合計」とします。
そして損益計算書の「剰余金」「欠損金」の金額が入るセルに「ＩＦ式」を入れます。
「剰余金」のセルに「=IF(F10>0,F10,0)」
「欠損金」のセルに「=IF(F10<0,ABS(F10),0)」
とします。
(F10)は、損益計算書の「＝右側合計ー左側合計」です。
最後に損益計算書と貸借対照表それぞれの合計が、左右一致しているかを一目で分かり易くするために 損益計算書の右側合計から左側合計を引く計算式を作ります。
次に貸借対照表の左側合計から右側合計を引く計算式を作ります。
こうしておけば 両方の数字が、あっていれば「０」と表示されるので一目でわかります。
合っていなければ合わない金額が、表示されるので仕分けが１つだけの時は、直ぐに間違いの見当が付きます。
次に決算報告書１の「収支決算書」にもリンクを貼ります。
リンクは、決算報告書２の「損益計算書」の金額表示欄から決算報告書１の「収支決算書」の科目の金額欄へ それぞれリンクを貼ります。
そして増減の欄に計算式を入れます。
増減の出し方は、各自治会で違うようなので ここでは、収入の部は、「決算額ー予算額」として支出の部は、「予算額ー決算額」のIF式を入れます。
このIF式は、金額が、同じなら何も表示しないというIF式になります。
収入の部 =IF(C6-B6=0,””,C6-B6)
支出の部 =IF(B14-C14=0,””,B14-C14)
これでExcelによる自治会で使える会計帳簿の完成です。
はい、という事で今日のブログは以上となります。
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それでは、バイバイ！
